3.7文件管理制度

一、建立文件管理制度的目的和意义

1、为了明确文件的发布程序,?#32321;?#25991;件发布前得到批准;

2、为了?#32321;?#23558;有效版本的文件发放到使用文件的岗位;

3、为了?#32321;?#20316;废的文件不被误用;

4、提出文件的一般要求。

二、文件的层次分类

在文件管理制度中,应确定文件的层次分类。文件的层次分类,也是手册的装订排序层次。

第一层,诚信文化手册。

诚信文化手册明确了单位的使命,它需要单位自上而下进行践行,所以放在最高层次。诚信文化手册出台与更新的程序越严肃,文化建设越有深度,文化积淀越多,建立起的诚信文化越稳定。诚信文化手册属于基本管理制度的内容,应经单位章程规定的机构审议批准。

第二层,?#20449;?#34920;、风险控制表。

?#20449;?#34920;、风险控制表,可以将基本制度与协作文件或作业指?#38469;?#32852;系起来。?#20449;?#34920;、风险控制表具有指引作用,它是对相关制度内容的提取。?#20449;?#34920;、风险控制表草案一般由信用管理部编制,由最高管理者审批。信用管理部主任应对?#20449;?#34920;、风险控制表草案的科学性与正确性负责。

第三层,基本管理制度文件。

ICE8000体系中要求ICE8000诚信单位必须建立的制度,全部为基本管理制度文件。本章介绍的制度,?#38469;?#20110;基本管理制度,这些制度主要包括:科学的部门职责与岗位职责制度、明确?#20449;?#21046;度、风险识别与控制制度、外部信用监督制度、投诉建议表扬信息快速反馈制度、危机处理制度、文件管理制度、记录与档案管理制度、员工信用管理制度、积极补救制度、建立积极配合世界信用组织[WCO]调查制度、建立积极配合世界信用组织[WCO]审理与仲裁制度、信息披露制度、获取法律、法规和ICE8000标准的制度、奖惩制度、建立法人治理制度等。这些制度,应经过单位章程规定的机构审议批准。

第四层,协作文件。

协作文件是为实施基本管理制度文件而制定的跨部门的操作文件,规定部门间的协作过程及相互作用。协作文件一般可由信用管理部主任审批。

第五层,作业指?#38469;欏?/h3>

作业指?#38469;?#26159;指一个部门内的操作文件,规定具体过程的操作方法。作业指?#38469;?#21487;由部门领导审批,报送信用管理部备案。

第六层,原始资料。

如在文化识别或风险识别程序中,产生的识别表、会议记录等资料,这些原始资料是为制度的建立和更新而征集的,这些资料一般不属于制度性文件。

三、建立文件管理制度的要求与注意事项

1、在本书中,制度属于文件,对文件的要求也是对制度的要求。

2、在文件管理制度当中应反映ICE8000体系对制度的一般要求,即:该制度应当能够?#32321;?#31649;理制度成为有效文件;?#32321;?#25991;件可查询、可审核;?#32321;?#25991;件在执行前被批准;?#32321;?#24050;作废的文件不被误用;?#32321;?#25991;件定期或不定期地被评价与完善;?#32321;?#25991;件尽量精简、科学、实用、避免道德风险。

四、通用模板

根据文件管理制度的要求,我们设计出ICE8000诚信管理制度的文件通用模板,供人们起草文件时参考。

按中文章节条款进行编码

***制度

第一章 总则

(在总则内规定制度制定的目的、宗旨和原则,明确责任单位,解释术语等。)

第一条:

第二条

第二章 或更多章(主体部分)

在这里作出文件的具体要求和程序等,

第三章 制度评价、完善与反馈(可选)

明确制度定期评价的周期和不定期评价的文式与渠道,完善与反馈的问题。

第四章奖惩措施(可选)

明确制度的奖惩措施。

第五章 记录(可选)

明确与本制度有关的记录、记录清单、记录格式、记录保存时间?#35748;?#20851;问题。

第六章 附则

明确实施日期、解释部门、是否朔及以往等问题。

按英文数字进行编码

***制度

1 总则

(在总则内规定制度制定的目的、宗旨和原则,明确责任单位,解释术语等。)

1.1、

1.2

2或更多章(主体部分)

在这里作出文件的具体要求和程序等,

3 制度评价、完善与反馈(可选)

明确制度定期评价的周期和不定期评价的文式与渠道,完善与反馈的问题。

4奖惩措施(可选)

明确制度的奖惩措施。

5 记录(可选)

明确与本制度有关的记录、记录清单、记录格式、记录保存时间?#35748;?#20851;问题。

6 附则

明确实施日期、解释部门、是否朔及以往等问题。

五、文件管理制度的参考样式

***股份有限公司

文件管理制度

第一章 总则

第一条 为了规范文件管理,特制定本制度。

第二条 文件应尽量科学、实用,应尽量避免道德风险,如有必要可单列违规责任与奖惩措施,?#37096;?#21333;列评价与更新时间。

第三条 为便于阅读、学习与执行,文件数目应尽量精简,能够一个文件解决的问题不制定两个文件;没有必要制订文件就能解决的问题,不能制订文件。

第二章 文件层次

第四条 公司文件按层次分类如下:

第一层,诚信文化手册。

第二层,?#20449;?#34920;、风险控制表。

第三层,基本管理制度文件。

基本管理制度由董事会审批。基本管理制度文件包括:科学的部门职责与岗位职责制度、明确?#20449;?#21046;度、风险识别与控制制度、外部信用监督制度、投诉建议表扬信息快速反馈制度、危机处理制度、文件管理制度、记录与档案管理制度、员工信用管理制度、积极补救制度、建立积极配合世界信用组织[WCO]调查制度、建立积极配合世界信用组织[WCO]审理与仲裁制度、信息披露制度、获取法律、法规和ICE8000标准的制度、奖惩制度、建立法人治理制度等。

第四层,协作文件。

协作文件是为实施基本管理制度文件而制定的跨部门的操作文件,规定部门间的协作过程及相互作用。

第五层,作业指?#38469;欏?

作业指?#38469;?#26159;指一个部门内的操作文件,规定具体过程的操作方法。

第六层,原始资料。

如在文化识别或风险识别程序中,产生的识别表、会议记录等资料。

如下图:

第一层

诚信文化手册

第二层

?#20449;?#34920;、风险控制表

第三层

基本管理制度

第四层

协作文件

第五层

作业指?#38469;?

第六层

原始资料

第三章 文件的起草、审批与发放

第四条 第一层、第二层、第三层的文件由信用管理部负责拟定,由董事会审批。

协作文件?#19978;?#20851;部门拟定,总经理审批。

作业指?#38469;橛上?#20851;部门制定,制定部门负责人审批。

原始资料按其生成和来源的相关规定,进行审批。

第五条 办公室应将审批的文件及时发放,作业指?#38469;?#23457;批后应及时提交给信用管理部备案。

发放文件时应由信用管理部填写《发文薄》,?#32321;?#25991;件的使用部门得到?#20013;?#26377;效版本的文件,文件领用人需签字确认已收到文件。

当文件作废时或领用人调离工作岗位?#20445;?#24212;将文件退还信用管理部,并在《发文薄?#20998;?#27880;销。

发放到部门的文件应存放在使用人便于找到的地方,部份文件可以采用上墙张贴的方式。

除了发放纸质文件而外,可以采用电子文档的方式发布文件,但需对文件?#29992;?#38450;止无效更改。

第四章 作废文件管理

第六条 作废文件应加盖“作废”章,由信用管理?#32771;?#26102;、全部回收。

第五章 文件评价、完善与反馈

第七条 定期评价。

每12个月内定期评价一次文件,文件中另有规定的从其规定。

第八条 不定期评价。

公司内每一个员工和每一个部门均有权提出完善任一个文件的建议,建议应当详细说明完善的理由、必要?#38498;?#21487;能性,建议一般采用书面?#38382;劍部?#37319;用口头?#38382;劍?#37319;用口头?#38382;?#30340;,信用管理部应根据口述内容制作书面的建议书。信用管理部制定修订建议后,立即向上级部门汇报。

第九条 如文件需要完善,按第三章规定进行审批与发放。

第十条 对评价和完善的情况应做好记录,并定期(年审前)或不定期地写出《文件评价、完善与反馈报告》,向世界信用组织[WCO]反馈。

第七章 违规责任与奖惩措施

第十一条 违反本制度第*条规定的工作人员,将给予警告、通报批评?#22995;?#22788;分,性质与情节严重的,将记入违规人员的个人信用档?#31119;?#25110;者进行公开投诉或公开曝光。

第十二条 违反本制度第*条规定的工作人员,将给予降级的?#22995;?#22788;分,性质与情节严重的,将记入违规人员的个人信用档?#31119;?#25110;者进行公开投诉或公开曝光。

第八章 记录

第十三条 本制度的记录主要有:《发文薄》、《制度评价、完善与反馈表》、《文件评价、完善与反馈报告》,格式见附件。

第九章 附则

第十四条 本制度自发布之日起实施。

第十五条 本制度由公司信用管理部负责解释。

附件1 发文薄略

附件2制度评价、完善与反馈表

记录编号: 保存期限:永久

文件名称

评价时间:

评价原因

定期不定期

作用与意义

问题与不足

完善措施

向世界信用组织[WCO]反馈内容

附件3

文件评价、完善与反馈报告

报告单位:

文件评价情况:

文件完善情况:

意见与建议:

上述内容摘自《打造诚信单位——ICE8000诚信管理》(方邦鉴著,可以免费使用,但请注明出处)