3.3明确承诺制度

明确承诺制度是指单位向社会作出明确的承诺,并定期或不定期优化更新承诺,?#21592;?#25552;高工作效率,提高利害关系人满意度的制度。

一、建立明确承诺制度对单位的意义

1、提高可信度。

明确的承诺,是诚?#35834;?#22522;础,可以提高自身?#30446;?#20449;度。向外部明确承诺服务质量、服务时限的单位,比没有作出明确承诺的单位,更能获得利害关系人的信任。

2、提高工作效率。

单位可以通过定期或不定期优化更新承诺,提高工作效率。比如:一单位对外承诺的发货时间是款到后7日内发货,后来加强了内部管理、优化了工作流程,使承诺的发货时间更新为款到后3日内发货,明显地提高了工作效率。另外,没有明确的承诺,就难于对工作的质量和效果进行有效的监督,明确的承诺方便了上级领导和利害关系人的监督,从而也提高了工作效率。

3、有利于发现人才。

对自身职责做具体明确的承诺,并不断提高承诺水?#38477;?#21592;工,说明其工作积极性高、工作能力强,单位可以给予其更多的成长与发展机会。

4、有利于控制单位发展速度过慢或过快的风险。

每一个单位都客观上存在一个最佳发展速度。低于最佳发展速度,就会造成单位资源的浪费;高于最佳发展速度,单位就会面临着交易过度而破产的风险。但是,我们应当知道,最佳速度是无法准确计算的,我们只能是努力控制影响发展速度的主要因素,使我们的发展速度努力接近最佳发展速度。

影响发展速度的外部因素是单位不可控的因素,我们可以努力发挥影响但无法去控制。我们主要关注影响发展速度的内部因素,这些内部因素主要包括:资金、人才、制度、文化,这四个因素不但影响而且是决定着一个单位的最佳发展速度。

明确承诺制度因其能够不断地、充分地挖掘单位的潜力,而防范了单位发展速度过分地低于最佳速度的风险。同时,明确承诺制度使得对员工诚信度有了明确的监督依据,该制度与诚信文化、外部信用监督制度、投诉建议表扬信息传递制度共同防范了员工夸大其辞、报喜不报忧的道德风险,并因而有利于防范单位速度过快的风险。

二、建立明确承诺制度的要求和注意事项

1、要全员参与。单位内部的全体工作人员都或多或少的承担着一部分工作职责,只有全员参与,才能充分发挥和调动全体工作人员的工作潜力和工作积极性。

2、承诺的内容应尽量明确、具体。承诺如果不具体,过于空泛,就失去了承诺的意义。比如:某单位承诺:我公司接?#20132;?#27454;后发货。该承诺不太具体,容易引发争议。具体承诺是:我公司接?#20132;?#27454;后,三个工作日内发货。

3、承诺的内容应合法、合理。承诺不能违反法律的强制性规定,并且尽量合乎情理。

4、承诺的内容应具有科学性。科学性的意义是指承诺应与工作职责相结合,应当适应工作职责的需要,还应满足员工之间协作的需要。

5、承诺必须公?#23613;?#25215;诺的内容必须在醒目的位置向相关人员公示,使相关人员能够较容易地获得承诺内容,以按承诺内容获得产品与服务,并根据承诺内容是否兑现,对承诺人进行信用监督。

6、承诺内容应定期和不定期更新。通过承诺的更新可以不断优化单位内部的资源配置,发现人才和提高工作效率,充分挖掘发展潜力。

7、承诺制度要可操作,符合单位实际情况。再好的制度如果不符合实际情况,如果不可操作,也不是好制度。

8、承诺制度要有一定的自我完善性。任何制度都会存在缺陷或随着事物发展而存在缺陷,所以承诺制度本身应具备一定的自我完善性,使承诺制度本身能够得以?#20013;?#25913;进。

9、对每一个明确的承诺,如有必要且有可能,应制定对应的作业指?#38469;?#25110;协作文件;如有必要且有可能,要进行岗位技能培训。

三、承诺的程序

单位可以按以下程序对外作出承诺:

第一步,单位最高层 或有关部门根据利益相关方的需求和自身实际,制订承诺草?#31119;?

第二步,将承诺草案发送?#38477;?#20301;有关部门讨论;

第三步,单位最高层根据讨论意见,确定承诺内容;

第四步,用适当的方式对外公示,同时将承诺内容公示?#38477;?#20301;的ICE8000信用档案。

四、承诺的更新程序

单位可以按以下程序更新承诺:

第一步,单位最高层或有关部门根据利益相关方的需求和自身实际,提出承诺更新意见;

第二步,将承诺更新意见发送?#38477;?#20301;有关部门讨论;

第三步,单位最高层根据讨论意见,确定承诺更新内容;

第四步,用适当方式对外公示,同时将承诺更新内容公示?#38477;?#20301;的ICE8000信用档案。

五、明确承诺制度的参考样本

***股份有限公司明确承诺制度

第一章总则

第一条 为了提高公司?#30446;?#20449;度和工作效率,提高客户的满意度,特制定本制度。

第二条公司承诺的内容应明确、具体、科学、合法、合理。

第二章 承诺的作出与公示

第三条公司按以下程序作出承诺:

第一步,单位最高层或有关部门根据利益相关方的需求和自身实际,制订承诺草?#31119;?

第二步,将承诺草案发送?#38477;?#20301;有关部门讨论;

第三步,单位最高层根据讨论意见,确定承诺内容;

第四步,用适当的方式对外公示,同时由信用管理部将承诺内容公示?#38477;?#20301;的ICE8000信用档案。

第三章 承诺的更新与公示

第四条公司按以下程序更新承诺:

第一步,单位最高层或有关部门根据利益相关方的需求和自身实际,提出承诺更新意见;

第二步,将承诺更新意见发送?#38477;?#20301;有关部门讨论;

第三步,单位最高层根据讨论意见,确定承诺更新内容;

第四步,用适当的方式对外公示,同时将承诺更新内容公示?#38477;?#20301;的ICE8000信用档案。

第五条承诺的定期更新。承诺内容每年定期更新一次。

第六条承诺的不定期更新。

公司内每一个员工和每一个部门均有权向公司提出更新承诺的建议,建议应当详细说明承诺更新的理由、必要?#38498;?#21487;能性,建议一般采用书面?#38382;劍部?#37319;用口头?#38382;劍?#37319;用口头?#38382;降模?#20449;用管理部应根据口述内容制作书面的建议书。信用管理部接到承诺更新建议后,立即向总经理汇报,由总经理决定是否更新承诺或召开专门会议讨论更新承诺建议。

第四章 本制度记录

第七条 信用管理部根据承诺内容制作《明确承诺表》。

第五章 附则

第八条本制度自发布之日起实施。

第九条 本制度由公司诚信管理委员会负责解释。

根据《ICE8000国际信用术语》,最高层与最高管理者定义相同。即:在最高层指导和控制组织的一个人或一组人。如:董事会、理事会、总经理,最高管理者往往由单位章程规定。

上述内容摘自《打造诚?#35834;?#20301;——ICE8000诚信管理》(方邦鉴著,可以免费使用,但请注明出处)